Darcy

Hace unos días publiqué la primera parte de la traducción-resumen de un artículo que leí en Boxes and Arrows (escrito por Mathew C.Clarke).

Habla sobre el papel de los AI dentro de las organizaciones, del rol que debemos cumplir en el proceso de cambio dentro éstas.

Para no dejarlo inconcluso (sería una pena) acá está la segunda parte (y última).

“Soluciones” para contrarrestar la resistencia al cambio:

• Construir relaciones. Un arquitecto de la información que es sólo un recurso técnico, es mucho menos valioso que aquella persona que puede escuchar, crear un clima de confianza y facilitar una interacción grupal.
• Debieran ser expertos formando relaciones con empresas, colaboradores técnicos y usuarios. Generalmente no son los líderes de un equipo, pero pueden ser fundamentales en él, jugando un rol empático y facilitador como puente entre los stakeholders (grupos de interés).
• Los AI´s pueden hacer la diferencia en el resultado de un proyecto, en relación a los usuarios, de manera que se reconoce el valor que tiene la contribución de ellos en el proceso. Esto se logra tomando en serio las opiniones de los usuarios (diseño centrado en el usuario), dando un reconocimiento público a sus ideas (expresado en el diseño) y generando un entorno de colaboración que fomente la honestidad.
• Buscar un patrocinador y un campeón. En el equipo encargado de la aplicación de un nuevo sistema hay dos funciones dignas de una especial mención: el patroinador y el campeón.
• Un patrocinador es una persona de alto rango, cuyo apoyo para el proyecto garantizará que los demás puedan cooperar, quien debiera dar cierta autoridad al AI (en determinados casos) para que los cambios sean efectivos.
• El campeón es uno de los que lleva adelante el proyecto, quien se asegura que las personas correctas acudan a determinadas reuniones. Su función es comunicar al equipo sobre la importancia del proyecto, además de inspirarlo.
• Ambos roles son de gran ayuda para el arquitecto de la información. En ocasiones el AI no sólo necesita el apoyo y la autoridad, sino un campeón (por ejemplo un dirigente respetado y de confianza ) dentro de la empresa o institución, que contribuya en incentivar a las personas, considerando que los AI a menudo son personas extrañas y ejenas a ellas.
• El campeón y el patrocinador no siempre son dos personas, puede ser uno o quizás muchas personas que cumplan con determiandas funciones descritas en ambos roles.
• Un AI debiera poder identificar los riesgos del proyecto, es decir, los conflictos internos o externos, las amenazas a los objetivos establecidos.
• Clasificar los riesgos en función de las probabilidades estimadas, ademád de los posibles efectos, ya sea para planear cómo evitarlos o mitigar sus efectos.
• Para los AI`s, un riesgo importante será siempre la falta de aceptación de los usuarios del nuevo sistema.
• En lo posible, recompensar el comportamiento que apoya los objetivos. Esto es bastante obvio, pero en realidad se suele pasar por alto.

Conclusiones:

• Estas técnicas son totalmente ineficaces sin la dimensión interpersonal, pero puede ayudar a la posición de un AI en el dominio más amplio de la estrategia de la organización.
• Debemos fomentar la auténtica participación en la organización (¡¡Arquitectos de la Información como comunicadores!!).
• Esto puede no ser su función primordial, ni siquiera un papel esencial, pero ser un eficaz agente del cambio a menudo puede significar la diferencia entre el éxito y fracaso de un proyecto.
• Un agente de cambio necesita comprender las dinámicas organizacionales y el uso de las habilidades interpersonales para facilitar, motivar y capacitar a cambio de comportamiento.
• Mathew C.Clarke cree que el principio más importante en este proceso es fomentar la auténtica participación de las personas afectadas por un cambio tecnológico en el diseño y la aplicación de ese cambio.